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【2016年第二期】办会要有“多此一举”的习惯

阅读 515 次      作者:管理员     日期:2016-2-15

  党政机关召开的会议往往涉及面广、要求高、影响大。这就要求会务工作人员养成“多想一点、多看一次、多问一句、多试一下、多过一遍”的习惯,以“严”的要求、“实”的作风确保每一次会议圆满成功。

  多想一点
  方案是会议活动的“剧本”。一部剧要精彩,首先要有一个好的“剧本”,需要站在全局的高度对会议名称、主题、时间、地点、参加范围、议程、分工安排等要素多琢磨,力求做到既面面俱到、滴水不漏,又主题清晰、目标明确。例如,近期召开的一次研究经济工作的会议,按惯例参会范围为党政机关分管联系经济工作的有关部门。但考虑到经济发展进入“新常态”、下行压力较大的背景,为充分听取民营企业家的意见,进一步激发民营经济活力,我们做方案时有针对性地提出邀请部分民营企业负责人参会的建议,得到了采纳,产生了较好的效果。有时除了要对方案本身多想一点外,还应对方案的实施有充分考虑,要给筹备工作的各项环节留出足够的时间,如起草和修改文件材料需要较长的准备过程,下发通知、收集名单、布置会场等都需要打出一定的提前量。

  多看一次
  会议活动筹备环节多,变化也多。有人笑言,一次会议只有结束后才不会再发生变化。因此,会议正式开始前要尽可能再多看一次文稿、现场等,以期发现一些细节上的疏漏,并及时弥补。记得一次会议中,议程原定要对一份会上讨论的文件进行表决,但由于时间太紧,来不及修改印发,临时改为原则通过,但主持词没有相应改过来。会前,我们惯例性地多看了一次主持词,及时发现了问题,避免了一次重大失误。还有一次,我们在现场检查某一庆祝大会会场布置时,跟平时一样,按照中央八项规定要求,对照清单一项一项严格检查,会场显得十分简洁朴素,完全符合规定。但回到办公室后,我又习惯性地将会场布置照片与上次庆祝大会新闻图片进行对比,发现没有悬挂国徽和布置旗林,会场的喜庆气氛及隆重程度显得不够,便及时向领导汇报,重新布置。

  多问一句
  会议活动特别是重大会议活动涉及的事项纷繁复杂、千头万绪。有些事情看起来风马牛不相及,但是养成多问一句的习惯,可能就会发现其中的联系和问题所在,从而防患于未然。记得在一次重要会议中,参会名单提前几天已经收齐,也确定了分组讨论名单,制作好了会议须知,会议各项筹备工作已基本完成。但在会议前一天偶然听说某单位领导因违纪正接受组织调查。习惯使然,马上就想到会议参会名单,随即多问了一句,然后又进行了核实,了解到情况属实,且这位领导的确在那次会议参会范围之内。我们立刻请对方重新报名,并调整分组名单和住宿安排,重新印刷会议须知。这是一个多问一句避免会务工作陷入被动局面的典型例子,类似情况还很多。多问一句,还具有加强沟通、集思广益的作用,有利于充分发挥每个人的主观能动性和创造性。

  多试一下
  会议活动虽有章可循、有例可依,但也不可墨守成规,形成思维定式。例如,一次在某工地举行开工仪式,会前调试话筒时没有风,音质正常。但仪式举行时刮起了大风,话筒将风声放大,发出刺耳的噪音,影响了整个仪式的效果。如果仪式前多试一下,备好话筒防风罩,就不会出现此类问题。同样性质的会议活动,可能因场地、参加人员等因素的不同,需要对会场布置方案进行调整。此时就需要多试一下,只有实实在在地试过之后才能直观比较,寻找到最佳方案。记得在一次会见中,为使会见厅布置达到理想效果,我们在不同的会议室尝试了现代沙发、大方桌、藤椅等多套方案。最后为了突出会见对象为少数民族这一特点,采用了藤椅方案,达到了预想效果。实际工作中,很多时候还会遇到理想方案由于现实条件无法实施的情况,多试一下更显得非常必要。

  多过一遍
  一个完整的会议活动就像一部电影,由很多场景组成。可能单个场景的设计已趋完美,但如果连贯起来,像放电影一样,在脑海里一幕一幕地多过一遍,就可能发现一些问题。一次表彰大会中,有三个奖项,需颁三次奖。最初的安排是宣布一个颁一个,反复三次。彩排后发现,如果这样安排,领导需起立坐下三次,音乐配合也存在一些问题。后来采用了一次宣布三个奖项,然后连续颁奖的安排,既解决了上述问题,又更加流畅自然,效果更好。还有一个“会见+会议”的例子。会见厅离会议室有三分钟路程,会见厅、会议室旁各有一个休息室。一般会议活动是请领导先到休息室,开始前两分钟入场。我们最初按照惯例安排,但实地走一遍后发现在短时间内两次进入两个休息室,显得不够流畅。为此,我们重新设计了流程,请领导会见后在会见厅休息室休息,待会前五分钟出发直接进入会场,所有问题就都迎刃而解了。
以上五个方面的“多此一举”,必然给参与会议服务的单位和人员增加工作量、增添麻烦,甚至还增大投入,容易引起抱怨和不理解。但作为会务工作人员,要清楚地意识到,每一次会议都是现场直播,不允许任何失误和疏漏。
“多此一举”是一种认真的精神,对每一个细节都要较真碰硬,追求精益求精;“多此一举”是一种负责的态度,不是差不多、过得去、不出错就行了,而是对自己的工作极端负责;“多此一举”是一种勤劳的习惯,每次多干一点,日积月累、水滴石穿,就可以做到提质量、增本领、出成绩。
   

                                  (文/易志强  摘自《秘书工作》)